En el sector de los estancos la tecnología también se ha ido abriendo hueco no sólo con complicados softwares de gestión, sino también con efectivos sistemas de telemetría para máquinas expendedoras o con cajones de cobro inteligentes.
La gestión de efectivo en cualquier negocio suele suponer un foco de problemas, por este motivo cada vez es más común ver en los comercios este tipo de máquinas aportando soluciones globales.
Sin embargo, no siempre es fácil reconocer cuales son las ventajas de todas las soluciones puestas a nuestro alcance. En este artículo abordaremos los principales cajones de cobro para estancos para que nadie se pierda entre léxicos técnicos complejos tales como Hopper, stacker, recicladores, aceptores … etc
¿Qué beneficios aportan estos cajones de cobro a nuestro estanco?
- Evitan la posibilidad de robo interno de dinero.
- Reducen del tiempo que debe dedicarse para hacer los famosos cuadres de caja.
- Subsanan errores humanos en la devolución del cambio.
- Preven el cambio necesario para atender a todas las operaciones.
- Sirven para guardar el dinero en efectivo y no mantenerlo en la propia caja, ya que resulta un riesgo de robo.
- Evitan pérdidas de tiempo en verificar que los cambios sean devueltos correctamente.
- Comprueban que los billetes que nos entregan los clientes son de curso legal.
- Ayudan a prescindir de un arqueo de caja rápido y efectivo al tener que contar cada vez que se requiere.
- Evitan pérdidas de tiempo en abrir una segunda caja, si se tiene, en caso de necesidad.
En definitiva, con este sistema tanto empleados como propietarios de estancos ahorran conflictos, tiempo y dinero.
¿Cómo funciona un cajón inteligente de cobro en un estanco?
Aunque su tecnología es avanzada, el mecanismo de funcionamiento es muy sencillo: cualquier cajón inteligente de cobro consta de dos partes; una dedicada a las monedas denominada técnicamente “Hopper” y otra dedicada a los billetes denominado “Aceptador”
Cuando el TPV de nuestro estanco manda una orden de cobro al equipo de control de efectivo este se pondrá a modo de aceptación. El aparato aceptará y validará el efectivo, bien por la parte donde se aceptan las monedas “Hopper” o bien por donde se aceptan los billetes “aceptador”, para posteriormente devolver el cambio.
La máquina cuenta además con una serie de funcionalidades adicionales para facilitar la gestión de caja del día a día de nuestro estanco: calcula un fondo de caja que intentará mantener, distingue billetes falsos, puede dar cambio, pagar a proveedores, aceptar cheques, etc…
¿Qué debemos tener en cuenta a la hora de comprar un cajón inteligente de cobro para nuestro estanco?
Cuando nos proponemos comprar un cajón inteligente tenemos que tener en cuenta muchos aspectos:
- Las dimensiones y peso de la maquina.
- Las velocidades de validación-entrada y devolución-salida (tanto de los billetes como de las monedas)
- La cantidad de billetes y monedas que puede acumular para el cambio o de la recaudación
- Si acepta todos los billetes y monedas.
- Si se puede configurar divisas.
- Si detecta los billetes falsos.
- Cuántos tipos diferentes de billetes acepta y si estos son configurables
- La velocidad en el conteo de las monedas (si tiene tolva o no).
- Aspectos relativos a la seguridad (anclajes, retardos, numero de cajas internas, grosor de las chapas etc…)
- Aspectos tecnológicos como conectividad, displays y un largo etc…
¿Los cajones inteligentes de cobro funcionan con todos los softwares de gestión?
Para instalar estas máquinas tenemos que conocer previamente si el cajón es compatible con nuestro software. En el caso de Strator este software es compatible con los principales modelos de CashDro (aunque no con todos), con el Cashlogy Pos 1500, CashGuard o Gunnebo.
En el caso de LK Bitronic su principal referencia será Cashkeeper, ya que este cajón lo producen ellos mismos, sin embargo, otras máquinas como CashLogy o CashTPV pueden funcionar con este software.
¿Se estropean con frecuencia?
La gran mayoría de este tipo de equipos se comercializa junto con su mantenimiento anual que ronda los 1.000 euros, dependiendo del nivel de servicio.
Hay que decir que este tipo de máquinas sí tienen averías pese a que los comerciales les tiente decir que no se estropean. Son máquinas con complejos sistemas de correas y cintas, con muchos sensores para controlar el paso de los billetes y monedas que son elementos en general muy sucios. Por ello, la contratación del mantenimiento es muy recomendable.
Siempre es posible pasar a la opción manual, así que no tema, si se estropea el cajón porque siempre podemos continuar con nuestro trabajo.
¿Cuánto vale aproximadamente un cajón inteligente de cobro?
Estoy convencido que a muchos estanqueros le atrae la idea de este tipo de solución como también muchos otros dejarán de leer este artículo una vez que sepan lo que cuesta un cajón de cobro inteligente, pero es importante que se piense también en cuanto dinero puede ahorrar, muchas veces sería curioso analizar cuantas monedas se nos escurren entre los huecos de los dedos.
Las máquinas de cobro automático tienen unos precios que oscilan entre los 5.000 a los 8.000 euros + IVA en función del fabricante, esto si nos referimos a las gamas baja y media porque los hay que superan con creces los importes arriba señalados, excediendo probablemente las exigencias o necesidades de un comercio como puede ser un estanco.
A esto debemos añadirle el coste de servicios obligatorios como la instalación, la formación o el mantenimiento. Comprar un cajón sin mantenimiento es un grave error, ya que siempre se necesitará una asistencia conveniente para garantizar un correcto funcionamiento.
De todas formas, no todo son malas noticias, ya que todas las empresas que comercializan este tipo de aparatos tienen formas especiales de financiación para que se puedan pagar en plazos a lo largo de la vida útil de la máquina de cobro.
Hemos conocido casos de cajones inteligentes que han sido brutalmente arrancados y sustraídos de algún estanco, y pese al precio del mismo, los propietarios no dudaron ni un solo segundo en comprar otro nuevo. Algo tendrán cuando una vez conocidos no se pueda vivir sin ellos.
¿Qué tipos de cajones inteligentes de cobro existen en el mercado?
Vamos a diferenciar este tipo de máquinas en 3 segmentos: gama baja, media o alta.
Cajones inteligentes de cobro de Gama Baja
Entre los de GAMA BAJA están el Cashkeeper CK950, CashDro 2, CashDro3 y CashTPV, suelen tener un solo monedero o “Hopper” y un billetero, su precio ronda los 5.000 euros. Muchos de ellos son las primeras versiones de los modelos más populares que existen en la actualidad. Siguen siendo indicados para pequeños comercios que no tengan un numero alto de operaciones diarias. Son máquinas que sometidas a un gran estrés suelen atascarse con cierta frecuencia, aunque pueden ser válidas todavía para múltiples comercios y sectores.
Cajones inteligentes de cobro de Gama Media
Entre los de GAMA MEDIA, se encuentran los modelos más populares del mercado a día de hoy, aquellos que se ajustan más adecuadamente al estándar de calidad y precio. Máquinas para comercios con un volumen alto de operaciones diarias en efectivo. Suelen tener 6 “hoppers” o monederos, 2 billeteros y un precio alrededor de los 8000 euros. Modelos como Cashlogy POS 1500, CashDro 3 y 5 o Cashkeeper CK Apolo, compiten ferozmente en este segmento, siendo los más populares en los comercios y también en los estancos.
Cajones inteligentes de cobro de Gama Alta
Menos frecuentes principalmente por su precio y no por sus elevadas prestaciones son los que englobamos en la GAMA ALTA. Efectivamente no se adaptan a todos los bolsillos al ser máquinas de altas prestaciones con seguridad reforzada. Este tipo de cajas son visibles fundamentalmente en aeropuertos de gran tránsito. Su precio ronda los 10.000 – 14.000 euros, los más extendidos son CashGuard, El modelo CashInfinity (Glory), el modelo CK Zeus de CashKeeper y el SafePay (Gunnebo). Pero que nadie se escandalice porque ya he podido observar el modelo CashInfinity de Glory en algún estanco.
¿Qué modelos de cajones inteligentes de cobro son más populares entre los estanqueros?
Cashlogy POS 1500
El CashLogy Pos 1500 es uno de los modelos más completos, modernos y fiables del mercado. Su precio ronda los 7.500 euros e incluye la instalación del equipo, formación y un mantenimiento anual con diversos niveles de servicios a elegir.
Esta máquina de cobro es fabricada por la prestigiosa marca Azkoyen muy popular en el mundo del tabaco. Son cajones inteligentes, fiables, rápidos, intuitivos y de fácil mantenimiento, concretamente este modelo es uno de los que presenta una menor tasa de averías.
Este modelo está diseñado para soportar una gran carga de trabajo por su rapidez soportando hasta 3 tipos de configuraciones. Gracias a su diseño horizontal, la serie Cashlogy POS 1500 disminuye el impacto visual, incluso permite ser utilizada como parte del mostrador.
Como decimos su principal cualidad es la velocidad de entrada y salida tanto de billetes como de monedas. En este aspecto supera a todos sus contrincantes con una velocidad asombrosa de salida de 30 monedas por segundo y en el caso de los billetes su velocidad de entrada y salida es de 1 billete por segundo.
Cashdro 3 y 5
Fabricado por ICG, una conocida empresa de software, el modelo CashDro 5 es una de las versiones más avanzadas de CashDro, un modelo versátil que engloba los aspectos técnicos más característicos de sus anteriores versiones con mucha más tecnología.
Ambas versiones 3 y 5 incorporan medidas auxiliares de seguridad como un sistema antipalanca, cierre electrónico de seguridad con apertura retardada, sistema de anclaje y fabricación con chapa de 3 y 4 mm respectivamente.
Otra de las características que llama la atención es que incorporan una pantalla táctil de 7” que facilita y guía al usuario, algo que es muy útil para su manejo. Además, permite un control remoto de la información y gestión del efectivo en tiempo real.
Disponen también de una función ESCROW que devuelve los mismos billetes introducidos cuando se cancela una operación.
Ambas versiones aceptan monedas de 2 céntimos a 2 Euros por lo que no contabilizan las monedas de 1 céntimo. Disponen de una tolva rápida de monedas, así como de un reciclador de 1500 monedas. La velocidad de validación es de 4 monedas por segundo y la velocidad de dispensación es de 12 monedas por segundo. La capacidad de depósito es de 1.500 euros.
En relación a los billeteros aceptan, validan y dispensan billetes de 5 a 500 Euros, la velocidad de validación es de 2 billetes al segundo y en el caso del CashDro 5 devuelve billetes en fajos (algo que no hace el CashLogy Pos 1.500, ni los modelos CashKeeper). Este modelo destaca también por la amplia capacidad de su reciclador, almacena 300 billetes integrados en 3 recicladores distintos, con una capacidad de 1.000 billetes.
Cashkeeper CK 950, CK Zeus + Sigma y CK Apolo + Sigma
En el caso de Cashkeeper presenta 3 modelos de cajones automáticos con diferencias estéticas evidentes. El cajón compacto CK950 es el más antiguo y económico de la marca. El CK Apolo que combina parte del CK 950 y parte del CK Zeus, y el CK Zeus que juega en otra liga.
Los nuevos cajones de Cashkeeper han sido desarrollados sobre una nueva base de componentes, tienen la particularidad de ser modulares y así poder ampliar hasta 4 módulos adicionales de billeteros según las necesidades del negocio. Así CashKeeper consigue un producto más adaptado en precio sin perder escalabilidad.
Todos estos modelos fabricados por LK Bitronic no son compatibles con el software de gestión de estancos Strator.
El CK 950 es uno de los más económicos del mercado, aunque aquellos que han utilizado este modelo le han dedicado elogios y críticas a partes iguales. En los comercios donde el volumen no es demasiado alto la maquina se desarrolla con normalidad, cuando las exigencias del negocio se acentúan el equipo se queda corto para atender la demanda.
Destaca por sus excelentes dimensiones y su peso de solo 30 kilos. En relación al “Hopper” sus características son similares a las de sus competidores CashDro o CashLogy, las principales diferencias radican en su billetero cuya capacidad es sensiblemente inferior y la velocidad de salida de billetes que se incrementa notablemente.
El CK Apolo conjuntamente con los billeteros Sigma aportan diseño, así como un salto evidente de calidad y prestaciones a los cajones CashKeeper. A diferencia del CK Zeus el modelo Apolo no acepta monedas de 1 céntimo. Permite 1.500 monedas para cambio en la media de sus rivales directos CashDro y CashLogy.
Su velocidad de aceptación y devolución es muy similar a la del CashDro 3 y 5 sin llegar a la del Cashlogy, que es sin duda la máquina más rápida entre las cajas de gama media.
Entre las principales características del modelo CK Zeus destaca su enorme capacidad para más de 3.600 monedas cobrando 10 monedas por segundo, muy por encima de lo que ofrecen otros cajones.
Por último, ambos cajones se combinan con hasta cuatro módulos del billetero CK Sigma. Este billetero devuelve y acepta sólo dos tipos de billetes de uno en uno, su gran carencia. Eso sí, siempre es posible ir ampliando su capacidad en función de las exigencias del negocio.
Esperamos que este artículo te sirva de guía para decidirte entre un sistema tradicional de cobro o un cajón inteligente de cobro, con sus ventajas e inconvenientes. Lo importante es que elijas un sistema con el que te sientas seguro, y que cumpla las necesidades diarias de tu estanco, en función de su tamaño, el volumen de operaciones y otros factores. Y si continuas teniendo dudas, no olvides que como abogados expertos en estancos, podemos echarte una mano en cualquier problema legal relacionado con tu estanco.